Hör am besten direkt rein! Hier geht es zu der Podcast-Folge:
Von der Chaosqueen zum strukturierten Business: Mit diesen fünf Routinen habe ich es geschafft
Zu Beginn meiner Selbstständigkeit war ich eine Chaosqueen. Ich hatte Schwierigkeiten, meinen Tag zu strukturieren und Prioritäten zu setzen. Ich war der Typ „go with the flow“. Was für den kreativen Teil meiner Arbeit super war. Aber mein Business besteht ja nicht nur aus Fotografieren und Bildbearbeitung, sondern auch aus Planung, Buchhaltung, Konzeption, Kundenbetreuung, Mails und so weiter. Ich verzettelte mich immer wieder und hatte oft den Gedanken, alles hinzuschmeißen.
Also ich vor zwei Jahren schwanger wurde, war klar, dass ich etwas ändern musste, wenn ich meine Selbstständigkeit weiterleben wollte. Mehr Plan und Struktur waren notwendig. Also wälzte ich Bücher und setzte mich mit verschiedenen Methoden auseinander. Die folgenden fünf Routinen helfen mir inzwischen, effizienter zu sein und meinen Tag gut zu planen. Und trotzdem immer noch Zeit für meine Familie zu haben.
Braindump: Alles mal rausschreiben
Wenn du wie ich viel grübelst und dir nachts noch zig Dinge einfallen, die du am liebsten sofort umsetzen würdest, dann könnte Braindump etwas für dich sein. Braindump ist eine Methode aus dem Bullet Journaling. Dabei schreibst du alles auf, was dir im Kopf herumspukt. Egal, ob privat oder fürs Business. Wirklich alles und unsortiert. Wenn alles aus deinem Kopf raus ist, dann gehst du Punkt für Punkt in Ruhe durch. Manche Dinge kannst du schon in diesem Durchgang rausstreichen, weil du sie entweder auslagern kannst oder sie nicht relevant sind in dem Moment. Was dann noch übrig bleibt, priorisierst du.
Ich mache den Braindump fast jeden Morgen, gemütlich mit meinem Notizbuch im Wohnzimmer. Weil ich eh Frühaufsteherin bin, mein Mann und mein Sohn manchmal noch schlafen. Du kannst ihn aber auch abends machen, bevor du ins Bett gehst. Ich suche mir in der Regel drei bis fünf To Do’s von der Liste für den jeweiligen Tag raus, die priorisiere ich noch mal und dann geht’s auch schon los. Der Effekt ist fantastisch: Meistens bin ich abends sehr zufrieden, weil ich genau diese drei bis fünf To Do’s auch tatsächlich geschafft habe.
Abgeben und Delegieren: Entlastung durch Unterstützung
Als ich Mama geworden bin, musste ich das lernen: delegieren und Aufgaben abgeben. Ich gebe zu, davor fiel mir das extrem schwer. Aufgaben aus meinem Business anderen Menschen in die Hände geben? Unmöglich. Ich dachte meistens, dass nur ich die richtig gut machen könnte. Aber als Mama möchte ich auch Zeit mit meinem Sohn verbringen. Also habe ich Schritt für Schritt Aufgabenbereiche ausgelagert. Inzwischen habe ich zwei Freelancer und eine festangestellte Assistentin, die mich unterstützen.
Aber glaub mir, das war ein sehr großer Schritt für mich. Davor hatte ich lange überlegt, genau durchgerechnet und noch mal überlegt. Gleichzeitig spürte ich jedoch, dass mein Business wachsen darf. Klar, es ist eine Investition. Aber wenn wir ehrlich sind, sind wir keine Allroundtalente. Wir haben unsere Kernkompetenzen, in denen wir gut sind. Bei mir sind es die Kreativarbeit und die Shootings. Und genau darauf kann ich mich wieder mehr konzentrieren, weil ich Aufgaben, die mir schwerer fallen oder in denen ich langsamer bin, abgegeben habe. Das zahlt sich in jedem Fall aus. Nun freue ich mich, dass ich sowohl Zeit für meine Familie habe als auch für zusätzliche Shootings und die Neuentwicklung von Angeboten.
Ordne den Wochentagen bestimmte Tätigkeiten zu
Diese Routine war für mich der absolute Gamechanger. Wirklich! Eine ideale Woche sieht bei mir heute so aus: Montag ist mein Social-Media-Tag. Da produziere ich Content, schreibe Texte, nehme Storys zu bestimmten Themen auf, mache Fotos für Instagram und LinkedIn. Dienstag ist mein Zoom-Call-Tag. Da finden meistens meine Vorbereitungsgespräche mit meinen Kund*innen statt. Am Mittwoch ist mein Podcast-Tag. Ich nehme neue Folgen für meinen Bilderwelten-Podcast auf, recherchiere für Themen, lege die Folgen an. Donnerstag ist dann mein Buchhaltungstag. Und der Freitag ist meistens für Shootings reserviert.
Mir hilft diese Struktur enorm. Unseren Wochenplan als Familie und als Paar stimmen wir übrigens auch darauf ab. Wenn bei mir beispielsweise Kunden-Calls oder Podcastaufnahmen anstehen, macht mein Mann früher Feierabend und übernimmt unseren Sohn. Große Erleichterung verschafft uns da Timetree, der digitale Kalender, den mein Mann und ich gemeinsam nutzen, um den Überblick zu behalten.
Störfaktoren ausschließen: Ohne Ablenkung mehr Fokus
Hört sich eigentlich ganz einfach an. Aber jahrelang machte ich es anders. Bei der Bilderbearbeitung hörte ich nebenher Musik oder ließ eine Serie laufen. Ich war nie komplett bei dieser einen Aufgabe. Das weiß ich heute. Denn seit ich Mutter bin, ist meine Zeit für bestimmte Aufgaben einfach begrenzt und ich muss sie effizienter nutzen.
Wenn mein Mann auf unseren Sohn aufpasst und ich drei oder vier Stunden für meine Aufgaben habe, dann sieht es inzwischen so aus: Ich fahre ins Büro und bleibe nicht am Küchentisch sitzen. Das Handy ist stummgeschaltet und an meiner Bürotür hängt das Schild „Bitte nicht stören“. Alle Tabs im PC sind geschlossen. Es läuft keine Musik, keine Serie mehr. Mein Schreibtisch ist minimalistisch eingerichtet und ich verbanne in meinem Büro alles, was mich visuell ablenken könnte. Dann noch eine Flasche Wasser auf den Tisch, damit ich nicht aufstehen muss, wenn ich gerade mitten im Flow bin. In diesem Setting bin ich deutlich fokussierter und dadurch auch effizienter als früher, wo ich mehr Zeit zur Verfügung hatte.
Auf den Biorhythmus hören: Mehr Energie für den Tag
Die Frage ist: Bist du eher abends produktiv oder eher morgens? Um deine Produktivphasen herum solltest du deinen Tag strukturieren, wenn das in deinem Beruf möglich ist. Als mein Sohn noch ganz klein war, arbeitete ich erst, wenn er schlief. Also irgendwann von acht bis zwölf Uhr nachts. Ganz ehrlich, das funktionierte nicht. Irgendwann sagte ich zu meinem Mann, dass wir etwas ändern müssen und ich ein Zeitfenster am Vormittag brauche.
Wie schon erwähnt: ich bin einfach eine Frühaufsteherin. Wir fanden eine gute Lösung. Jetzt beginnt mein Mann an zwei Tagen in der Woche erst um elf Uhr mit seinem Job. Ich stehe um sechs Uhr auf, frühstücke in Ruhe, mache eine Minirunde Yoga, die ich für mein Wohlbefinden brauche. Und dann arbeite ich meistens von sieben bis halbelf. Mega! Das klappt viel besser. In diesen Zeitslot lege ich auch unliebsame Aufgaben. Ganz nach der Methode „eat the frog first“, bei der du die für dich wirklich unangenehmen To Do‘s gleich zu Tagesbeginn erledigst.
Ich weiß, nicht jeder Tipp und nicht jede Routine passt für jede und jeden. Und unsere Lebens- und Arbeitssituationen sind individuell. Aber vielleicht ist ja etwas dabei, das du einfach mal ausprobieren möchtest. Und falls du noch einen anderen Tipp für gute Routinen hast, dann teile ihn gerne mit mir. Per E-Mail oder auf Social Media. Vielleicht kann ich ihn in einer der nächsten Folgen aufgreifen oder auf meinen Social-Media-Kanälen zeigen.